J'ai lancé mon entreprise il y a 6 ans. Autant d'années que mon activité, mon organisation et ma manière de faire évoluent. Pour replacer le contexte : je suis solo-preneur en EURL, et je fais principalement de la prestation pour des clients. Il y a deux ans, j'ai décidé de rendre mon activité "100% remote", et de ne plus me déplacer chez les clients (sauf pour quelques réunions, et encore).

Depuis le début, j'ai utilisé beaucoup d'outils en ligne pour m'aider à m'organiser, pour perdre moins de temps sur certaines tâches ou pour collaborer efficacement avec mes clients. J'en ai testé beaucoup, détesté certains.

Dans cet article, je vais faire un état des lieux de ces outils qui m'assistent actuellement dans mon quotidien de freelance.

Slack

Sur les prestations importantes (comprendre "qui nécessitent de la collaboration entre plusieurs personnes"), je propose à mes clients de mettre en place "un Slack".

Pour faire simple, Slack me permet de soulager ma boite mails. Avant, je perdais énormément de temps à retrouver certaines discussions, au milieu de newsletters et autres mails des impôts. Avec Slack, toutes les conversations d'un projet sont au même endroit. J'y ajoute souvent les autres prestataires qui gravitent autour du projet. Il est possible de discuter avec un seul interlocuteur ou à plusieurs sur un sujet précis.

L'autre gros point de Slack, c'est son API. Je peux y connecter certains services extérieurs que j'utilise. J'ai Gitlab qui peut me notifier quand un déploiement ne s'est pas bien passé. Je peux recevoir un rapport quotidien avec les statistiques de visites d'un site de la veille. Bref, c'est un super moyen de centraliser la discussion autour d'un projet.

Gratuit

Le monde du travail est sur Slack
Slack is where work flows. It’s where the people you need, the information you share, and the tools you use come together to get things done.

Slite

Pour suivre efficacement mes prestations et projets, j'ai pris l'habitude de documenter un maximum. Et là, je suis passé par beaucoup d'outils… Celui que j'utilise actuellement, Slite, est un gestionnaire de documentation avec un éditeur simple (en Markdown) qui me permet d'être efficace dans la prise de note, avec une interface super simple.

Gratuit

One Combined Workspace. All Your Team Documentation. | Slite
Slite is a simple tool that helps your whole company get organized and aligned.

Trello

Pour le suivi des tâches à faire, j'utilise Trello. Il me permet de faire facilement un Kanban, que je peux partager avec mes clients pour qu'ils suivent l'avancée d'un projet. A travers ce service en ligne, ils peuvent également me remonter des feedbacks, bugs, etc.

Gratuit

Trello
Infinitely flexible. Incredibly easy to use. Great mobile apps. It’s free. Trello keeps track of everything, from the big picture to the minute details.

Toggl

Depuis quelques temps, je trouve pertinent de suivre précisément le temps que je passe sur mes prestations, pour améliorer et optimiser mon travail. C'est Toggl qui m'assiste dans cette mission. Le petit widget pour MacOS me permet de lancer rapidement un compteur de temps pour une tâches d'un projet. J'ai ainsi des rapports sur le temps passé sur chaque projet. Je peux aussi indiquer mon coût horaire pour connaitre l'argent que j'ai gagné (ou perdu…).

9$/mois

Toggl Track: Effortless Time-Tracking for Any Workflow
When time-tracking is this easy, you can get more done. Toggl Track data brings clarity around profitability and helps you make better business decisions.

1Password

Au fil des années, j'essaye de créer une vraie qualité dans mes prestations. Dans cette "charte qualité", on y retrouve l'amélioration de mes processus de sécurités.

La sécurité passe notamment par l'utilisation de mots de passe complexes. Et hors de question d'avoir un document en clair avec la liste de tous mes mots de passe. C'est pourquoi j'utilise 1Password. Il me permet d'accéder facilement et de manière sécurisée aux identifiants que j'utilise sur mes différentes prestations.

3$/mois

Le gestionnaire de mot de passe pour les familles, les entreprises, et les groupes de travail | 1Password
1Password remembers your passwords all for you. Save your passwords and log in to sites with a single click. It’s that simple.

Gitbook

De plus en plus souvent, je mets en place une documentation pour mes clients : comment fonctionne ce que je leur développe, les subtilités, etc. pour qu'ils soient le plus autonome possible après la livraison de la prestation.

Pour ça, j'utilise Gitbook qui est un outil de documentation que je trouve vraiment bien foutu. Très simple d'utilisation, il permet de faire un Wiki rapidement, avec un éditeur Markdown amélioré. Une fois terminé, je partage l'URL à mes clients. Je peux également revenir dessus lorsqu'ils me posent une question pour améliorer la documentation.

Gratuit

GitBook - Document Everything!
Share knowledge, boost your team’s productivity and make your users happy.

Tiime

Côté gestion comptable, j'utilise depuis peu Tiime. J'ai testé vraiment beaucoup d'outil de facturation et de suivi comptable, mais étant une petite structure, la plupart sont des usines à gaz dont je n'utilisais que 5%… avec toutes les contraintes qui vont avec.

Il me fallait donc un outil ultra-simple, et je suis tombé sur Tiime, qui me permet de créer des devis/factures facilement, d'uploader mes justificatifs (tickets du restaurant, factures en ligne, etc.) et de les rapprocher avec les mouvements de mon compte bancaire.

Attention cependant, il est encore en cours d'amélioration. Il peut donc manquer certaines fonctionnalités… Mais ils sont assez proactifs sur le développement et l'outil s'améliorer vraiment de versions en versions.

Gratuit

https://www.tiime.fr/

Qonto

Cette année, j'ai changé de banque. Car la banque dans laquelle j'étais depuis le début de mon activité était trop "old-school" et trop chère par rapport au service dont j'avais besoin. Avec Qonto, je redécouvre la simplicité d'avoir un compte en banque avec la possibilité de tout faire sans passer constamment par un conseil.

9€/mois

Qonto • Compte pro en ligne pour entreprises et indépendants
Qonto • La néobanque des entreprises et des indépendants. Nous mettons à disposition, en moins de 5 minutes, un compte pro moderne et complet, avec des cartes Mastercards pour gérer les finances de son business efficacement. Notre objectif est de renouveler le système traditionnel des comptes pros a…

C'est donc un rapide tour des outils qui m'entourent pour faire tourner mon entreprise. J'en ai d'autres mais plus spécifiques à mon métier (Gitlab, Docker, etc.) mais je souhaitais partager ceux qui m'aident dans la gestion et l'organisation.

Je ne l'ai pas mis ici, mais mon plus grand allié est mon cahier papier 😅